Sevgili meslektaşlarım 02.02.2020 tarihinde açılışını yaptığımız kliniğimiz sayesinde kazandığım ufak tecrübeleri sizlerle de paylaşmak istedim, çünkü tüm bunların derli toplu olarak yazıldığı bir sayfaya ben rastlayamadım ve bunu bir eksiklik olarak gördüm. Ben çok sıkıntı çekmedim, süreç içinde öğrendim basamakları, bilgiler de henüz tazeyken unutmadan şöyle bir kenara yazayım dedim. En başından sonuna kadar tüm işlemler 30-40 gün sürebilir, buna hazırlıklı olun. Buyrun efendim, bir muayenehane açarken bilinmesi gereken adımlar, yapılması gereken işlemler ve gözden kaçabilen bazı nüanslar.

1. Ofis kiralama ve sözleşme imzalama; Sözleşme daha sonra bazı işlemler sırasında gerekli olacak, bu arada mülk sahibinden “yapı kullanma izin belgesi” ve “yapı ruhsatı” istemeyi de unutmayın, bunlar da lazım olacak. Ofis kiralarken artık eskisi gibi kapı aralıkları, merdiven yükseklikleri gibi kriterlere bakılmıyor. Doktor odası ve muayene odası 8’er mt2 olarak hesaplanıyor, bekleme salonu 12 mt2 olmalı, burası sekreter odası olarak da kullanılabiliyor. Tuvalette acil çağrı sistemi için tertibat kurulmalı, bunlar internetten sipariş edilebiliyor, kablosuz ve kurulumu basit cihazlar. Arşiv için ayrı bir oda kullanılabilir veya yoksa da bir dolabı üzerine arşiv tabelası yapıştırıp doktor odasında bulundurmaya izin var. Bir de lavabo, ya önceden muayene odasına lavabo taktırmak gerekiyor veya unuttuysanız ya da inşaat işiyle vakit kaybetmek istemiyorsanız hazır, portatif lavabolar var, ki bunlar da internetten sipariş edilebiliyor ve kabul ediliyor.
2. Ofis tamirat ve tadilatı. Yeni binalarda çok fazla ihtiyaç olmayabilir ama en azından temizlik yaptırmak gerekecek. Bu arada mutlaka kapı kilitlerini değiştirin. Mevcut klima, dolap vs gibi demirbaşlar varsa kontrol edip not alın, eksikleri mülk sahibine bildirin ki düzeltsinler.
3. Belediyeden numarataj alınması. Ofisin bulunduğu ilçe belediyesine gidiyorsunuz, orada “numarataj” bölümüne müracaat ediyorsunuz, yeni bir muayenehane açtığınızı ve numarataj belgesi istediğinizi söylüyorsunuz, çünkü bir çok yerde sonradan yapılan imar çalışmaları nedeniyle binanın inşaatı sırasında verilen numaralar değişmiş olabiliyor. Sizden kimlik, kira sözleşmesi, yapı ruhsatı, yapı kullanma izin belgesi isteyebilirler hazırlıklı olun. En iyisi bu aralar bütün bu belgeleri bir dosyaya koyup devamlı yanınızda taşıyın. Belediyede genelde bir ücret ödemiyorsunuz.
4. İtfaiyeye başvuru. “Yangın güvenlik raporu” almak için ilçedeki itfaiye başkanlığına gidiyorsunuz. Burada sizden kimlik, numarataj belgesi, kira sözleşmesi, yapı ruhsatı, yapı kullanma izin belgesi isterler, eğer ofisiniz bir iş merkezindeyse DASK istemezler ama diğer hallerde isteyebilirler. Burada kaydınızı yaptırdıktan sonra belediyeye (itfaiyenin bağlı bulunduğu) veznesine bir ücret yatırmanız gerekiyor, 200 TL gibi, ve buradan aldığınız makbuzu itfaiyeye ibraz etmeniz gerekiyor ki onlar da denetim sürecini başlatsınlar. Whatsapp veya e-mail olarak veya şahsen bu evrağı götürerek yapabilirsiniz bu işi ama yine de danışmak lazım. Bir-iki gün sonra bir ekip denetlemeye geliyor, baktıkları 2 önemli unsur, elektrik panosunda kaçak akım rölesinin olup olmadığı ki bu artık yeni binalarda zaten mevcut, bir de yangın tüpü ki bu da 6 lt olmak durumunda, bunu önceden temin etmeyi unutmayın. Denetleme başarılı geçerse 1-2 gün sonra sizi itfaiyeden arayacaklar ve rapor için davet edecekler, elden almanız gerekiyor çünkü.
5. Tıbbi atık sözleşmesi. Genelde tıbbi atıkların toplanması işini belediyelerin yaptığını düşünürüz ama belediyeler çoğunlukla bu işi özel şirketlere ihale etmiş durumdalar, internetten bu şirketleri bulup ofislerine gidiyorsunuz ve sözleşme imzalıyorsunuz. Bu aşamada herhangi bir ücret ödenmiyor, ücret ilk toplama sırasında kilo miktarına göre hesaplanıyor.
6. Tabip odası. Tabip odası kayıt belgesi ve defterler için. Muayenehane açmak için tabip odası üyesi olmanız gerekiyor ve kayıt belgesi alabilmek için de tabii ki borcunuzun olmaması. Kayıt belgesi ve defterler buradan alınıyor. Protokol defteri, denetleme defteri ve adli defter anladığım kadarıyla başka yerden de alınabilir ama ben gitmişken hepsini tabip odasından aldım. Bütün her şey için yaklaşık 200 TL de buraya bıraktım.
7. Defterdarlık. Tabip odasından aldığınız defterleri daha sonra damgalatmak için önce devlete para yatırmanız gerekiyor, her bir defter için 15 TL ama yine de harçların her an artabileceğini unutmayın.
8. Ofis planı. Bir mimara çizdirmeniz gerekiyor, yaklaşık 1000 TL hesaplayın. Muayenehanenin 1/100 ölçekli planını, tüm odaların ne için kullanacağını belirtir şekilde -buna arşiv ve lavabo da dahil unutmayı- çizmek en fazla bir gün alıyor.
9. Tabela ve yönlendirmeler. Bir reklamcı ile görüşerek binanın 2 dış cephesine en fazla 4 mt2 isim, unvan ve telefon numaralarının olduğu tabela, dış kapı girişine ve iç kapı girişine ve asansöre yeterli ölçülerde isim, unvan, telefon, kat ve daire numaralarının olduğu yönlendirmeler yaptırmanız gerekecek. Hazır başlamışken odaların kapılarına asılacak isimlikleri, personel için yaka kartlıklarını ve kaşeleri de bastırtın. İşin değerine göre 1000 TL ile ucu açık bir miktarda para harcamanız gerekecek.
10. Vergi dairesi. Öncelikle bir mali müşavirle anlaşmanız en iyisi. Sonra bir şahıs şirketi kuracak çünkü, müdürlükler genel olarak şahıs şirketi haricinde bir yapıya muayenehane bir ticari işletme değildir mealindeki bir mevzuata atıf yaparak izin vermiyorlar, bilmiyorum belki istisnalar vardır. şahıs şirketi kurulduktan sonra mali müşavir maliyeye başvuracak, bir vergi numarası ve vergi levhası çıkartılacak ve müfettiş denetime gelecektir.
11. SGK. Mutlaka bir çalışanınız olacak, ondan mali müşaviriniz bazı evraklar isteyecek, sözleşme yapacak ve vergi dairesine bildirimini yapacak, ki denetlemede onu da soracaklar. Ayrıca daha sonra il sağlık müdürlüğüne verilmek üzere diploma vs gibi evraklar isteyeceksiniz ki bunlar da “başvuru evrakları” listesinde mevcut.
12. Ofis gereçleri. Bilgisayarlar, yazıcılar, telefonlar, masalar, sandalyeler, koltuklar, çay-kahve makinaları ve malzemeleri, dolaplar, bardaklar, fincanlar vs. aman kapı önüne bir oturak ve galoş kutularını unutmayın. Bu arada bir POS cihazı da almak gerekecek, bunun için bir bankada ticari hesap açtırıp, cihaz talebinde bulunuyorsunuz. Zorunlu değil ama gerekli, artık kağıt fatura devri de bitiyor gibi, mali müşavir bu konuda sizi bilgilendirir. Bu başlığın maliyetleri de hayal gücünüze göre değişecektir, 20 binden yukarısı artık fantezilerinize kalmış.
13. Abonelikler. Elektrik, su, telefon, internet gibi hizmetler için ilgili kurumlara başvurup birkaç yüz lira para da yatırmanız gerekiyor.
14. İnternet sitesi. Bir sayfanız olsun ve insanlar sizi netten takip etsin istiyorsanız bu işin profesyonelleri 5 binden kapıyı açıyorlar. Ama bu işlerden birazcık anlıyorsanız bazı şeyleri kendiniz yüklenmek şartıyla hazır site hizmeti sunan şirketlere başvurabilirsiniz, 1000 TL gibi bir maliyetle kurtarabilirsiniz. Google haritalar ve sosyal medya hesaplarını da unutmayın bu arada.
15. Tıbbi malzemeler ve ilaçlar. Diazem, dopamin vs ilaçları ben kullanmayacağım almasam olmaz mı? Olmaz, yirmi kalem ilaç var ve hepsini bulundurmak zorundasınız. Hatta en birkaç tanesini ya piyasada bulamayacaksınız veya öyle parasını ödeyip hemen satın alamayacaksınız, nasıl bulacağız o zaman? Benim memurum işini bilir… İlaçlar yaklaşık 250 TL tutuyor. Diğer tıbbi malzemeler de uzmanlık alanınıza göre değişiyor, bir liste alacaksınız sağlık müdürlüğünden ve orada bölümünüzü bulup alacağınız malzeme ve cihazları seçeceksiniz. Acil setlerini ve ekg cihazını neredeyse tüm branşlarda istiyorlar, siz yine de bir sorun. Oksijen tüpünü, sharp box ile tıbbi atık kutusunu ve kırmızı poşetleri unutmayın aman. İlaçlar için bir ilaç dolabı olması gerektiğini zaten biliyorsunuz. Bu kısım için de yaklaşık bir 4000-5000 TL çıkacaktır cebinizden.
16. Açılış organizasyonu. Küçük de olsa bir kokteyl düzenlemek fena olmaz. Organizasyon firmaları da kapıyı 5000 TL’den açıyorlar, yine fantezilere bağlı olarak ucu açık bir denklem kuruluyor. Ama birazcık organizasyon yeteneğiniz ve tanıdıklarınız varsa sanatçıyı da, garsonları da ayarlayıp, yiyecek-içecekleri kendiniz alıp en az yarı fiyatına da mal edebilirsiniz. Davetler artık genelde sosyal medya üzerinden yapılıyor, siz yine de toplu davetten çok herkese tek tek hitap ederek mesaj atın, böylesi daha şık.
17. Belgeler. Şimdi bir klasör hazırlayın ve “muayene açma başvuru evrakları” listesini önünüze alıp tek tek kontrol edin. Bu listede 20 satır var, yukarıda yazılan ilgili kurumlardan aldıklarınız yanında il sağlık müdürlüğünden alacağınız görev yazısı, ÇKYS çıktısı, doktor bilgi bankası çıktısı da var. İkametgah ve sabıka kaydını e-devletten alabilirsiniz. Vergi levhasını mali müşavirden isteyin. Personelinize ait evrakları, kendi kimlik ve diplomanızı ve fotoğraflarınızı unutmayın. Yine bir belgede muayenehane yapacağınız işlemleri belirtmeniz gerekiyor, Ek.13 belgesi. Öyle her şeyi yazmayın, yoksa her biriyle ilgili ek prosedürler çıkabilir karşınıza. Hasta çalışan güvenliği yazısı diye bir evrağı da müdürlük verecektir, onu imzalamanız yeterli, ama isterseniz bu konuyla ilgili bir OSGB’ye risk analizi de yaptırabilirsiniz. Son olarak da muayenehane açmak istediğinizi, günün hangi saatlerinde çalışacağınızı belirten bir uygunluk belgesi düzenleme istemi yani dilekçe yazacaksınız ki bunu da müdürlükten temin edebilirsiniz.
18. İlçe sağlık müdürlüğü. Toparladığınız evrakları bir klasöre koyun ve tabip odasından aldığınız defterleri alın ve ilçe sağlık müdürlüğüne gidin. Önce defterleri tasdik ettirin –defterdarlıktan aldığınız tasdik ödeme dekontunu soracaklardır- ve dosyanızı teslim edin. Size denetim için gün ve saat verebilirler, bu harika olacaktır.
19. Denetleme. Bir ekip gelecek, listeyi kontrol ederek kliniğinizi denetleyecek. Rahat olun, karşınızdaki insanlar meslektaşlarınız ve görevlerini yapıyorlar. İş bitince denetleme defterinizi isteyecekler ve imzalayacaklardır, daha sonra müdürlükte sizinle ilgili bir dosya hazırlayacaklardır. Daha önceden gerek il gerekse ilçe sağlık müdürlükleriyle görüşün, mümkünse ilçe sağlığın hazırlayacağı belgeleri il sağlık müdürlüğüne siz elden götürün ki iş biraz daha hızlı olsun.
20. İl sağlık müdürlüğü. Elden götürdüğünüz veya ilçe sağlık müdürlüğü aracılığıyla ulaşan evraklar incelenecek, bir eksiklik yoksa birkaç gün içinde onaylanıp ruhsatınız hazırlanacaktır. Sonra sizi arayacaklar müdürlüğe teşrifinizi isteyeceklerdir ama önce defterdarlığa. Vezneye 655 TL yatırıp dekontunu il sağlık müdürlüğüne ibraz ettiğinizde nihayet ruhsatınız veya namı diğer “uygunluk belgesi” tarafınıza teslim edilecektir. Tebrikler…

Dr. Emin Ali Tutuncu 

( instagram: @eminalitutuncu – wa.me/0905443097978 )